Wdrożenia - oprogramowanie InsERT
Prowadząc swój biznes prędzej czy później przychodzi czas na wdrożenie oprogramowania wspomagającego jego prowadzenie. Od jakości wdrożenia zależy, czy nowy system będzie nam pomagał i przynosił widoczne korzyści, czy będzie tylko dodatkowym kosztem wprowadzającym zamęt i problemy w firmie.
Wbrew pozorom uruchomienie systemu nie ogranicza się tylko do jego zakupu oraz instalacji. Wdrożenie to długotrwały proces, w którym poza firmą wdrażającą biorą udział osoby decyzyjne i pracownicy przedsiębiorstwa, które takie oprogramowanie kupiło.
Co więc należy zrobić, żeby wdrożenie oprogramowania zakończyło się sukcesem ?
Proponuję zapoznać się z kilkoma krokami, jakie powinno się stosować podczas wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem.
- Analiza potrzeb - nikt nie będzie wiedział lepiej niż Państwo, jakie macie potrzeby i oczekiwania od oprogramowania, w których sektorach waszej branży wdrożenie może przynieść korzyści i w której jest ono Wam niezbędne.
-
Wybór oprogramowania - rynek obfituje w różne systemy wspomagające zarządzenie firmą. Na co warto zwrócić uwagę przy jego wyborze?
Przede wszystkim musimy sobie odpowiedzieć na pytania:
- czy oprogramowanie spełnia nasze oczekiwania co do funkcjonalności,
- czy zawiera elementy, które chcemy wdrożyć w naszej firmie,
- jakie ma możliwości rozbudowy, kto jest producentem tego oprogramowania,
- ilu użytkowników z niego korzysta,
- jak wygląda wsparcie dla produktu,
- jakie są opinie innych użytkowników z podobnej branży?
Jeżeli producent daje możliwość przetestowania programu – warto z niej skorzystać.
- Wybór dostawcy oprogramowania - to kolejny trudny temat. Bardzo często zastanawiamy się, czy najbardziej odpowiedni jest ten, który zaproponował najniższą cenę, czy może ten, który oferuje najwyższą (bo jakość systemu będzie lepsza)? Na żadne z postawionych pytań nie ma jednoznacznej odpowiedzi.
Jak więc dokonać wyboru?
Przede wszystkim należy spotkać się z kilkoma dostawcami, przeanalizować dokładnie ich ofertę, zobaczyć, jakie usługi proponują w ramach wdrożenia oraz jaką pomoc oferują po jego zakończeniu. Powinniśmy wiedzieć, kto będzie wdrażał oprogramowanie, jakie ma doświadczenie oraz wiedzę i jak widzi wdrożenie w Państwa firmie. Warto też zasięgnąć informacji o firmie, kadrze zarządzającej oraz pracownikach od innych, którzy mieli z nimi przyjemność lub nieprzyjemność współpracować.
- Kolejnym ważnym elementem wdrożenia jest doprecyzowanie jego szczegółów. Ważne jest to zarówno dla firmy wdrażającej jak i dla firmy, w której oprogramowanie jest wdrażane. Ustalenie konkretów zapobiega późniejszym konfliktom i nieoczekiwanym wydatkom, powodującym przekroczenie budżetu przewidzianego na wdrożenie. Im bardziej szczegółowo będą rozpisane elementy wdrożenia, tym mniej będzie problemów z ich egzekwowaniem.
- Zaangażowanie pracowników w firmie wdrażającej oprogramowanie - tak jak wspominałem wcześniej, błędem jest myślenie, że wdrożenie systemu to praca tylko firmy informatycznej. Z wdrażanego oprogramowania będą korzystać przede wszystkim pracownicy firmy. Bez ich udziału i zaangażowania wdrożenie może nie zakończyć się sukcesem. Warto, aby pracownicy mieli świadomość tego, co dzieje się w czasie wdrożenia oraz jakie korzyści im to przyniesie, że poświęcony czas nie będzie czasem zmarnowanym.
- Szkolenia użytkowników - nawet najlepszy program wdrożony przez najlepszą firmę nie będzie spełniał swoje roli, jeżeli użytkownicy nie będą potrafili z niego korzystać. Pieniądze oraz czas poświęcony na szkolenia użytkowników uważam za najbardziej rozsądną inwestycję. Tutaj pozwolę sobie przytoczyć sytuację, z którą się spotkałem, potwierdzającą w całości powyższą tezę.
"W pewnej firmie użytkownik miał raz w miesiącu wysyłać taką samą informację do konkretnej grupy kontrahentów, więc dzielnie sprawdzał każdego kontrahenta czy należy do danej grupy, jeżeli tak, wysyłał mu informację z systemu. W związku z tym, że kontrahentów było dość dużo, każdego miesiąca pracownik poświęcał na to klika dni. Dnia pewnego przez przypadek znalazła się dobra "duszyczka", która pokazała mu, jak wybrać poszukiwaną grupę kontrahentów i za pomocą jednego przycisku wysłać im wszystkim tą samą informację."
Jako firma informatyczna wdrażająca oprogramowanie wspomagające zarządzanie firmą staramy się zapoznać naszych Klientów z wyżej wymienionymi zasadami. Pozwala nam to odnosić sukcesy, które przynoszą korzyści dla każdej ze stron.